Medewerker Backoffice: 28 of 32 uur per week
Locatie: Horeca Academie – Rijswijk (hoofdkantoor)
De Horeca Academie is dé plek waar enthousiasme voor koken, gastvrijheid en professionaliteit samenkomen. Met een klein, hecht team leiden we (toekomstige) horecaprofessionals op in een moderne, warme en praktijkgerichte omgeving. Onze studenten, docenten en partners weten ons te vinden vanwege onze persoonlijke aanpak, duidelijke communicatie en liefde voor het vak.
Om ons groeiende team te versterken, zijn we op zoek naar een Backoffice Medewerker die energie krijgt van structuur aanbrengen, administratie soepel laten verlopen én het eerste vriendelijke aanspreekpunt wil zijn voor studenten en relaties. Jij bent een onmisbare schakel binnen onze organisatie en draagt eraan bij dat alles achter de schermen op rolletjes loopt.
Wat ga je doen?
Als Backoffice Medewerker ondersteun je de studentenadministratie, het onderwijsteam en de organisatie als geheel. Je zorgt dat processen helder zijn, informatie goed wordt verwerkt en iedereen weet waar hij of zij aan toe is. Bij de Horeca Academie staan we erop dat wij iedereen direct kunnen voorzien van de juiste informatie, potentiele studenten verder helpen in het vinden van het opleidingstraject dat bij ze past en met bedrijven mee te denken over op welke manier zij hun medewerkers kunnen motiveren.
Je werkzaamheden zijn veelzijdig en bestaan onder andere uit:
Administratieve & organisatorische ondersteuning
-
Verwerken en controleren van inschrijvingen en bijbehorende documenten.
-
Onderhouden van studentenadministratie en digitale systemen.
-
Verzorgen van standaardcommunicatie richting studenten, zoals startmails en informatiestromen.
-
Beheren van inschrijfdata op de website en verwerken van verlengingen of wijzigingen.
-
Voorbereiden van materialen voor startende studenten.
Contactpersoon & communicatief aanspreekpunt
-
Beantwoorden van telefonische en e-mailvragen vanuit studenten en relaties.
-
Filteren en doorzetten van binnenkomende telefoontjes.
-
Plannen van proeflessers en administreren van hun gegevens.
Onderwijs- & teamondersteuning
-
Ondersteunen tijdens diploma-uitreikingen en evenementen (uitnodigingen, materialen, lijstbeheer).
-
Printen, scannen en verzenden van documenten zoals diploma’s, aftekenboekjes of officiële brieven.
-
Inplannen van toetsen en verzorgen van praktische voorbereidingen.
-
Ondersteunen bij organisatorische taken.
Financiële administratie
-
Aanmaken van abonnementen in AFAS en controleren van betalingen.
-
Meedenken en meekijken in administratieve processen om deze steeds verder te optimaliseren.
Wie ben jij?
Je bent iemand die energie krijgt van overzicht, nauwkeurig werken én contact met mensen. Jij bent de rust in de drukte en vindt het leuk om een spin in het web te zijn binnen een organisatie die voortdurend in beweging is.
Jij neemt mee:
-
Uitstekende communicatieve vaardigheden – zowel in Nederlands als Engels.
-
Een vriendelijke telefoonstem en zelfverzekerde telefonische houding.
-
Administratieve nauwkeurigheid en organisatorisch talent.
-
Comfort met (of leergierigheid in) systemen zoals Monday en AFAS.
-
Een gastvrije, allround en proactieve instelling.
-
Affiniteit met de horeca en/of het onderwijs (pré).
Wat bieden wij?
-
Schaal 5 van de Horeca CAO.
-
Persoonlijk ontwikkelbudget van €1.000,- per jaar.
-
Extra vrije dagen tussen kerst en oud & nieuw.
-
Mogelijkheid om in overleg 1 dag in de week thuis te werken.
-
Een klein, warm team waar samenwerking centraal staat.
-
Een levendige omgeving waar passie voor horeca, onderwijs en ontwikkeling samenkomen.
Klaar om deel uit te maken van de Horeca Academie?
Stuur je motivatie en CV naar ons toe – we kijken ernaar uit om kennis met je te maken! Stuur een mail naar:
Lisanne Reijersen -Office Manager Horeca Academie
l.reijersen@horecaacademie.nl
Als je vragen hebt over de vacature, dan kun je ook altijd even bellen: 070-302 99 56
Wij gaan de gesprekken inplannen vanaf 5 januari 2026, dus zorg dat je voor die tijd je cv en motivatie hebt toegestuurd.