Wij zijn op zoek naar een gedreven Office Manager. De Horeca Academie continu in beweging!
Horeca Academie
De Horeca Academie is een kleinschalige particuliere opleider voor de Horeca. Bij over ons op deze site kun je meer lezen over de Horeca Academie.
Wat wij jou bieden
Een uitdagende functie in een snel groeiende organisatie. Je kunt je ontwikkelen. Ideeën die je hebt, kun je snel realiseren. Doordat we een relatief kleine organisatie zijn met een JA-cultuur heb je veel vrijheid en verantwoordelijkheid.
Functieprofiel Office Manager
Je hebt affiniteit met de horeca en onderwijs. De ambitie voor de komende jaren is dat we onze kwalitatief hoogstaande opleidingen landelijk beschikbaar maken voor onze doelgroep: volwassen die in de horeca werken of willen werken.
Jij houdt je als Office Manager bezig met de dagelijkse informatie aanvragen van particuliere klanten die via onze mailbox of telefonisch binnenkomen. Je bent verantwoordelijk voor het afhandelen van informatie aanvragen, het inplannen van proeflessen en informatiegesprekken tot en met het inschrijfproces voor onze erkende mbo opleidingen. Hierbij heb je dagelijks contact met (potentiële) studenten, leerbedrijven (horeca) en onze onderwijspartner SVO.
Jij zorgt ervoor dat het volledige inschrijfproces vlekkeloos verloopt en dat studenten van de Horeca Academie die bij ons starten duidelijk zijn geïnformeerd over onze opleidingsmogelijkheden.
Naast contact met de studenten van de opleidingen zorg jij ervoor dat de backoffice van de Horeca Academie voorzien is van voldoende studiemateriaal, kantoorartikelen en lesmateriaal voor onze docenten en trainers. Je springt bij tijdens de ontvangst van nieuwe studenten en externe docenten kunnen ook bij jou terecht voor de nodige begeleiding en informatie. Jij bent een belangrijke schakel tussen onze sales afdeling onze docenten en het onderwijsteam. Jij houdt dus van veel contact met heel veel verschillende personen.
Taken/verantwoordelijkheden
Telefoon beantwoorden Horeca Academie sales & administratie
De Office Manager beantwoord de inkomende telefoon van de Horeca Academie en kan daarbij potentiële studenten informeren over de opleidingen van de Horeca Academie. Wanneer de vragen zijn van bedrijven voor incompany trainingen mogen deze doorverwezen worden naar sales. Alle vragen met betrekking tot studenten administratie en inschrijfprocedure kan de Office Manager ook beantwoorden. Als studenten willen langskomen voor informatiegesprekken, dan kan de Office Manager deze op termijn ook inplannen voor zichzelf.
Vaardigheden bij deze verantwoordelijkheid
Beheersing van de Nederlandse taal- uitstekend
Beheersing van de Engels taal – uitstekend
People skills, leads oppikken en ingaan op saleskansen
Communicatief, spontaan, flexibel, snel schakelen
Infobox beheren
De Office manager beheert de infobox van de Horeca Academie. Hij/zij beantwoord vragen en is verantwoordelijk voor de terugbelverzoeken. De Office manager heeft overzicht en stuurt relevante mails door naar de juiste afdelingen. Ook de Engelstalige infobox wordt beheerd door de Office Manager.
Vaardigheden bij deze verantwoordelijkheid
Nederlandse taal- uitstekend in woord en geschrift
Engels taal – uitstekend in woord en geschrift
Overzicht en kennis van afdelingen/ opleidingen en trainingen Horeca Academie
Inschrijfadministratie en communicatie opleidingspartner
De Office Manager is verantwoordelijk voor het volledige inschrijfproces van de nieuwe studenten. Hierbij is het belangrijk dat hij/ zij de studenten bij voorbaat goed begeleidt in het inschrijfproces en zorgt dat de student op tijd (voor de deadline) klaar is om te starten. Belangrijk is hierbij dat er een goede samenwerking is tussen onze onderwijspartner. Ook is noodzakelijk dat de Office Manager goed overzicht bewaart in het inschrijfproces en secuur werkt en systemen bijhoudt. Wanneer de studenten klaar is voor starten, informeert de Office Manager de docenten en legt onderwijsmateriaal klaar.
Vaardigheden bij deze verantwoordelijkheid
Secuur, overzicht bewaren, actieve houding
Assertief en communicatief vaardig
Randzaken
Office werkzaamheden zoals: bestellingen onderwijsmateriaal, kantoorartikelen. Archiveren. Kantoor verbeteren. Assisteren bij organiseren van open dagen, diploma uitreikingen, toetsweek.
Functie-eisen
Opleiding op mbo niveau 3/4 of HBO niveau. Affiniteit met horeca én met opleiden. Je hebt een helikopterview en kunt overzicht bewaren. Je kan verantwoordelijkheid aan. Je bent een communicatie ster!
Persoonlijke kenmerken
Overig
Beschikbaarheid: 32-38 uur per week.
Werktijden in overleg. Startdatum in overleg.
Salarisindicatie: 2800-3100 bruto per maand op basis van fulltime.
Sollicitatieprocedure
Stuur een email met een (korte) motivatie en je c.v. naar damaris@horecaacademie.nl
Reageer s.v.p voor 1 mei 2022. Gesprekken zullen gepland worden in mei en juni.